netLex VisionA inovação já chegou ao Jurídico no setor de Energia
Hoje a gente tem relatórios que há seis meses atrás a gente não imaginava ter. A gente não imaginava os gaps que existem, e hoje a gente consegue identificar. (...) A gente não tinha noção de quanto isso poderia ser melhor com a plataforma, com os relatórios gerenciais e com a organização de tempo que ela nos trouxe.”
Sobre a Raízen
Um dos maiores grupos empresariais privados do Brasil e líder no setor de energia, a Raízen procurou o netLex com um objetivo específico: digitalizar todo o processo de coleta de documentos, aprovações e interações que embasa o ajuizamento de ações judiciais.
O projeto, batizado internamente de Fast Track, é um caso incomum entre as iniciativas de CLM: o ponto de partida não foi o contrato, foi o contencioso. A história é contada por Mariana Lopes e Jéssica Barros, do departamento jurídico da Raízen.
Pontos-chave
- Fluxo de ajuizamento estruturado dentro da plataforma, da coleta de subsídios ao registro
- Clientes internos e escritório externo trabalhando em um só ambiente
- Histórico de aprovações criado automaticamente, com registro integral
- Relatórios gerenciais que expõem gaps antes invisíveis
Um fluxo crítico rodando por e-mail
O Jurídico da Raízen não tinha controle nem gestão sobre o fluxo de ajuizamento de demandas. A articulação entre clientes internos e escritório externo era difícil, e a comunicação corria por sistemas descentralizados, principalmente e-mail.
Sem histórico de aprovações e de ajuizamento, cada caso dependia da memória de quem participou. E, sem dados sobre os procedimentos internos, não havia como enxergar onde o processo travava, nem sequer saber que travava.
- Falta de controle e de gestão do fluxo de ajuizamento de demandas;
- Dificuldade na articulação de clientes internos e escritório externo;
- Comunicação e organização por sistemas descentralizados, como e-mail;
- Ausência de histórico de aprovações e do ajuizamento de demandas;
- Falta de visibilidade e de dados sobre os procedimentos internos.
Como o netLex ajudou a Raízen
O Jurídico da Raízen encontrou no netLex uma empresa parceira para desenvolver soluções sob medida para os seus fluxos de trabalho. Envolvendo clientes internos e escritórios externos em uma só plataforma, os ganhos em celeridade, organização e economia de tempo foram expressivos.
- Organização dos fluxos de coleta de subsídios e outros diretamente pelo netLex;
- Articulação das áreas internas e do escritório externo de forma eficiente;
- Criação automática de históricos para consulta e registro integral;
- Extração de dados para geração de relatórios e acompanhamento de KPIs;
- Maior visibilidade e controle sobre todas as etapas do fluxo de trabalho.
Medir o que nunca foi medido
O ganho que a própria equipe destaca não é de velocidade, é de enxergar. Em seis meses, a área passou a ter relatórios que antes nem imaginava possíveis e, com eles, passou a identificar gaps cuja existência era desconhecida. É uma mudança de patamar diferente da usual: não se trata de fazer melhor o que já se media, e sim de medir o que nunca foi medido.
O segundo efeito é de articulação. Com clientes internos e escritório externo no mesmo ambiente e com histórico criado automaticamente, o fluxo de ajuizamento deixou de depender de e-mail e de memória pessoal. A organização do tempo da equipe é citada como consequência direta disso.
Conclusão
O Fast Track mostra que a lógica do CLM não para no contrato. Um fluxo de ajuizamento tem tudo o que um contrato tem: coleta, aprovação, prazo, partes internas e externas; e sofre dos mesmos males quando roda por e-mail. Estruturá-lo rendeu à Raízen o que mais faltava: dado para saber onde melhorar.
