netLex VisionLa innovación al área jurídica en el sector de Energía
Hoy tenemos reportes que hace seis meses no imaginábamos tener. No imaginábamos los gaps que existen, y hoy logramos identificarlos. (...) No teníamos noción de cuánto mejor podía ser esto con la plataforma, con los reportes gerenciales y con la organización del tiempo que nos trajo.”
Sobre Raízen
Uno de los mayores grupos empresariales privados de Brasil y líder en el sector de energía, Raízen buscó a netLex con un objetivo específico: digitalizar todo el proceso de recolección de documentos, aprobaciones e interacciones que sustenta la presentación de acciones judiciales.
El proyecto, bautizado internamente como Fast Track, es un caso poco común entre las iniciativas de CLM: el punto de partida no fue el contrato, fue el contencioso. La historia la cuentan Mariana Lopes y Jéssica Barros, del departamento jurídico de Raízen.
Puntos clave
- Flujo de presentación estructurado dentro de la plataforma, de la recolección al registro
- Clientes internos y estudio externo trabajando en un solo ambiente
- Historial de aprobaciones creado automáticamente, con registro integral
- Reportes gerenciales que exponen gaps antes invisibles
Un flujo crítico corriendo por correo
El área jurídica de Raízen no tenía control ni gestión sobre el flujo de presentación de demandas. La articulación entre clientes internos y estudio externo era difícil, y la comunicación corría por sistemas descentralizados, principalmente correo.
Sin historial de aprobaciones ni de presentaciones, cada caso dependía de la memoria de quien participó. Y sin datos sobre los procedimientos internos, no había forma de ver dónde se trababa el proceso, ni siquiera de saber que se trababa.
- Falta de control y de gestión del flujo de presentación de demandas;
- Dificultad en la articulación de clientes internos y estudio externo;
- Comunicación y organización por sistemas descentralizados, como el correo;
- Ausencia de historial de aprobaciones y de la presentación de demandas;
- Falta de visibilidad y de datos sobre los procedimientos internos.
Cómo netLex ayudó a Raízen
El área jurídica de Raízen encontró en netLex una empresa socia para desarrollar soluciones a medida para sus flujos de trabajo. Al involucrar a clientes internos y estudios externos en una sola plataforma, las ganancias en celeridad, organización y ahorro de tiempo fueron expresivas.
- Organización de los flujos de recolección de elementos y otros directamente en netLex;
- Articulación eficiente de las áreas internas y del estudio externo;
- Creación automática de historiales para consulta y registro integral;
- Extracción de datos para generar reportes y acompañar KPI;
- Mayor visibilidad y control sobre todas las etapas del flujo de trabajo.
Medir lo que nunca se ha medido
La ganancia que el propio equipo destaca no es de velocidad, es de visión. En seis meses, el área pasó a tener reportes que antes ni imaginaba posibles y, con ellos, a identificar gaps cuya existencia desconocía. Es un salto de naturaleza distinta a la habitual: no se trata de hacer mejor lo que ya se medía, sino de medir lo que nunca se midió.
El segundo efecto es de articulación. Con clientes internos y estudio externo en el mismo ambiente y con historial creado automáticamente, el flujo de presentación dejó de depender del correo y de la memoria personal. La organización del tiempo del equipo se cita como consecuencia directa de eso.
Conclusión
Fast Track muestra que la lógica del CLM no se detiene en el contrato. Un flujo de presentación tiene todo lo que tiene un contrato — recolección, aprobación, plazo, partes internas y externas — y sufre los mismos males cuando corre por correo. Estructurarlo le dio a Raízen lo que más faltaba: dato para saber dónde mejorar.
