73% de redução no tempo de processamento e assinatura dos contratos (de 30 para 8 dias)
Para alcançar os resultados que hoje colhemos, foi necessário um trabalho minucioso para customizar a plataforma de acordo com as nossas necessidades, e isso se tornou mais fácil com o apoio do time do netLex, que nos auxiliou de forma proativa na construção dos fluxos e templates.”
Sobre a DUX Company
A DUX Company é uma empresa de saúde e nutrição humana avançada, com um portfólio diversificado de produtos e diversos canais de vendas. Seu rápido crescimento, dobrando de tamanho a cada ano, gerou uma crescente demanda por ferramentas e processos mais eficientes, especialmente no setor jurídico.
O time jurídico da DUX, embora enxuto, é altamente estratégico e atua em três frentes principais: consultivo, contratos e contencioso. Dado o volume crescente de demandas, a necessidade de uma solução eficiente como o netLex se tornou ainda mais evidente. A plataforma possibilitou ao time gerenciar a complexidade e o grande volume de contratos de forma ágil e organizada, sem prejudicar o crescimento da empresa.
Após a implementação do netLex, tivemos um ganho de efetividade de 67% no nosso trabalho. Isso nos permitiu focar no que realmente impacta o sucesso do negócio. A automação não substitui o trabalho, mas nos permitiu realizá-lo de forma mais estratégica e aprimorada.”
Pontos-chave
- 73% de redução no tempo de processamento e assinatura dos contratos (de 30 para 8 dias)
- 77% de redução no SLA de respostas do jurídico (de 3 para 1 dia)
- 50% de redução da equipe dedicada à gestão contratual, liberando recurso para atividades mais estratégicas (de 2 para 1 pessoa)
- Maior segurança e conformidade
Volume crescente em ferramentas desconectadas
Antes da implementação do netLex, o time jurídico da DUX lidava com uma média de 50 contratos por mês, vindos de clientes, fornecedores e outras áreas da empresa. Diante do volume e da ausência de um fluxo padronizado e automatizado, a equipe enfrentava dificuldades para classificar quais demandas eram urgentes, quais áreas geravam mais solicitações e quais temas eram mais recorrentes. Isso impactava a eficiência na análise dos documentos e impossibilitava a mensuração do trabalho da equipe.
Além disso, o time usava diversas ferramentas para gerenciar esses contratos: o Asana para organizar as demandas, o Google Drive como repositório e o Zendesk para consultas e interface com os outros times, além de compartilhar as minutas — e suas várias versões — pelos diversos canais corporativos, como e-mails e chats. Esse uso de múltiplas plataformas tornava o processo operacionalmente ineficiente e dificultava o cumprimento das normas de compliance.
Muitas vezes não era possível determinar qual versão do documento estava realmente atualizada, o que gerava confusão e retrabalho. Como descreve Caio Pereira, Gerente Jurídico & Compliance na DUX: “ao compartilhar um link do Google Drive com um fornecedor, era comum que ele enviasse a versão anterior em Word por e-mail, criando incerteza sobre qual versão era a correta e aumentando o risco de erros no processo”.
Principais problemas identificados
- Falta de controle e visibilidade sobre os contratos: dificuldade em classificar, armazenar e gerenciar documentos, resultando em lentidão na análise de status, vigência e informações-chave
- Dificuldade na medição de SLAs e priorização de demandas: dificuldade de monitorar os prazos de resposta e execução das demandas jurídicas
- Uso de múltiplas ferramentas desconectadas: duplicação de informações e incerteza sobre a versão correta, aumentando o risco de erros, violações de compliance e impactando a produtividade
- Falta de rastreabilidade de dados: a gestão manual consome tempo e limita a visibilidade para decisões ágeis
Esses desafios resultavam em uma operação jurídica menos estratégica, sobrecarregando o time com tarefas operacionais repetitivas e dificultando a tomada de decisão baseada em dados. A falta de uma gestão centralizada impactava diretamente a previsibilidade dos processos e a segurança jurídica da empresa, aumentando o risco de não conformidade.
Muito embora a gente sempre fosse muito comprometido com o nosso SLA, como as demandas chegavam de forma muito espaçada e em diversos canais, isso comprometia a organização, dificultava a priorização do que era urgente e impactava a qualidade do nosso serviço.”
A solução implementada
Para enfrentar esses desafios, a DUX estruturou e automatizou três fluxos principais:
- Gestão de documentos padronizados: projetado para contratos e documentos recorrentes que não exigem customização, como termos de confidencialidade e aditivos simples. Com a padronização dentro do netLex, as áreas fora do jurídico passaram a gerar documentos diretamente na plataforma, usando templates aprovados previamente pelo Legal. Isso eliminou a necessidade de múltiplas ferramentas, reduziu retrabalho, deu mais autonomia às demais áreas e garantiu que todas as versões estejam centralizadas e atualizadas em um único local.
- Gestão de contratos não padronizados: elaborado para contratos mais complexos, que exigem análise jurídica individual, envolvem negociações específicas e riscos variáveis. Com a nova estrutura, todo o fluxo foi centralizado na plataforma. A equipe jurídica participa ativamente das negociações de contratos enviados pelos fornecedores, registrando diretamente no sistema apontamentos sobre a alocação de riscos e garantindo que todas as partes trabalhem na versão mais atualizada do documento.
- Consulta ao time jurídico: criado para centralizar e registrar as consultas de outras áreas, antes feitas por e-mail, WhatsApp ou verbalmente. Com o novo processo, as consultas passaram a ser registradas de forma centralizada, garantindo rastreabilidade e controle das demandas. Isso permitiu estabelecer SLAs para resposta, medir performance e assegurar que todas as áreas recebam retorno de forma estruturada e ágil.
Escolhemos o netLex porque, ao contrário de outras soluções CLM no mercado, a plataforma se adapta com flexibilidade às nossas necessidades, permitindo uma personalização sem comprometer a padronização que garante eficiência e segurança. Não precisávamos nos moldar ao sistema; o netLex trouxe a personalização necessária dentro de um fluxo organizado e escalável.”
Resultados e impactos
A implementação do netLex transformou a gestão contratual da DUX Company, trazendo ganhos expressivos em eficiência, segurança e agilidade:
- 73% de redução no tempo de processamento e assinatura de contratos: processos mais ágeis e eficientes;
- SLA do time jurídico reduzido em 77%: atendimento mais rápido e suporte eficaz para as áreas internas;
- Maior segurança e conformidade: centralização das requisições jurídicas, garantindo controle sobre documentos e versões atualizadas;
- Otimização de recursos: liberação de um dos profissionais da equipe para atuar em iniciativas estratégicas, aumentando a capacidade analítica do departamento jurídico.
Conclusão
Antes do netLex, a equipe jurídica da DUX enfrentava desafios operacionais que comprometiam sua eficiência e sua estratégia. O alto volume de contratos, a descentralização das demandas e o uso de múltiplas ferramentas geravam retrabalho, falta de rastreabilidade e dificuldade de priorização. Isso resultava em processos lentos, risco de erros e uma equipe sobrecarregada com tarefas operacionais. A ausência de um sistema centralizado ainda impedia a análise de dados estruturados.
Com o netLex, a DUX Company transformou sua gestão contratual, tornando-a rastreável, mensurável e eficiente. O time jurídico estruturou e automatizou fluxos de trabalho, o que reduziu em mais de 70% o tempo de processamento e assinatura de contratos, permitindo que a equipe foque em atividades estratégicas que realmente agregam valor ao negócio. A centralização das informações também permitiu a coleta e a análise de dados essenciais, dando visibilidade sobre volume de contratos, SLAs e padrões de demanda.
O resultado é uma operação jurídica mais ágil, inteligente e alinhada ao crescimento acelerado da empresa. Como destaca a própria equipe: “trazer um CLM como o netLex para a DUX com certeza foi um dos feitos mais revolucionários para o nosso departamento. Hoje, além de todo o ganho em produtividade, o time tem um controle mais certeiro dos contratos firmados pela empresa, o que possibilita maior precisão nos reportes recorrentes às auditorias e garante maior segurança na gestão contratual como um todo.” — Silas Martins, advogado sênior na DUX.
