netLex Vision73% de reducción en el tiempo de procesamiento y firma de los contratos (de 30 a 8 días)
Para alcanzar los resultados que hoy cosechamos fue necesario un trabajo minucioso para personalizar la plataforma de acuerdo con nuestras necesidades, y eso se volvió más fácil con el apoyo del equipo de netLex, que nos ayudó de forma proactiva en la construcción de los flujos y templates.”
Sobre DUX Company
DUX Company es una empresa de salud y nutrición humana avanzada, con un portafolio diversificado de productos y diversos canales de venta. Su rápido crecimiento, duplicando su tamaño cada año, generó una creciente demanda de herramientas y procesos más eficientes, especialmente en el área jurídica.
El equipo jurídico de DUX, aunque reducido, es altamente estratégico y actúa en tres frentes principales: consultivo, contratos y contencioso. Dado el volumen creciente de demandas, la necesidad de una solución eficiente como netLex se volvió aún más evidente. La plataforma le permitió al equipo gestionar la complejidad y el gran volumen de contratos de forma ágil y organizada, sin perjudicar el crecimiento de la empresa.
Después de la implementación de netLex tuvimos una ganancia de efectividad del 67% en nuestro trabajo. Eso nos permitió enfocarnos en lo que realmente impacta el éxito del negocio. La automatización no sustituye el trabajo, pero nos permitió realizarlo de forma más estratégica y perfeccionada.”
Puntos clave
- 73% de reducción en el tiempo de procesamiento y firma de los contratos (de 30 a 8 días
- 77% de reducción en el SLA de respuestas del área jurídica (de 3 a 1 día)
- 50% de reducción del equipo dedicado a la gestión contractual, liberando recurso para actividades más estratégicas (de 2 a 1 persona)
- Mayor seguridad y conformidad
Volumen creciente en herramientas desconectadas
Antes de la implementación de netLex, el equipo jurídico de DUX manejaba un promedio de 50 contratos por mes, provenientes de clientes, proveedores y otras áreas de la empresa. Ante el volumen y la ausencia de un flujo estandarizado y automatizado, el equipo tenía dificultades para clasificar qué demandas eran urgentes, qué áreas generaban más solicitudes y qué temas eran más recurrentes. Eso impactaba la eficiencia en el análisis de los documentos e imposibilitaba medir el trabajo del equipo.
Además, el equipo usaba diversas herramientas para gestionar esos contratos: Asana para organizar las demandas, Google Drive como repositorio y Zendesk para consultas e interfaz con los otros equipos, además de compartir las minutas — y sus varias versiones — por los diversos canales corporativos, como correos y chats. Ese uso de múltiples plataformas volvía el proceso operativamente ineficiente y dificultaba el cumplimiento de las normas de compliance.
Muchas veces no era posible determinar qué versión del documento estaba realmente actualizada, lo que generaba confusión y retrabajo. Como describe Caio Pereira, Gerente Jurídico y de Compliance en DUX: “al compartir un enlace de Google Drive con un proveedor, era común que enviara la versión anterior en Word por correo, creando incertidumbre sobre cuál versión era la correcta y aumentando el riesgo de errores en el proceso”.
Principales problemas identificados
- Falta de control y visibilidad sobre los contratos: dificultad para clasificar, almacenar y gestionar documentos, lo que resultaba en lentitud en el análisis de estado, vigencia e información clave
- Dificultad en la medición de SLA y priorización de demandas: dificultad para monitorear los plazos de respuesta y ejecución de las demandas jurídicas
- Uso de múltiples herramientas desconectadas: duplicación de información e incertidumbre sobre la versión correcta, aumentando el riesgo de errores, violaciones de compliance e impactando la productividad
- Falta de trazabilidad de datos: la gestión manual consume tiempo y limita la visibilidad para decisiones ágiles
Estos desafíos resultaban en una operación jurídica menos estratégica, sobrecargando al equipo con tareas operativas repetitivas y dificultando la toma de decisiones basada en datos. La ausencia de una gestión centralizada impactaba directamente la previsibilidad de los procesos y la seguridad jurídica de la empresa, aumentando el riesgo de no conformidad.
Si bien siempre estuvimos muy comprometidos con nuestro SLA, como las demandas llegaban de forma muy espaciada y por diversos canales, eso comprometía la organización, dificultaba la priorización de lo urgente e impactaba la calidad de nuestro servicio.”
La solución implementada
Para enfrentar esos desafíos, DUX estructuró y automatizó tres flujos principales:
- Gestión de documentos estandarizados: diseñado para contratos y documentos recurrentes que no exigen personalización, como acuerdos de confidencialidad y adendas simples. Con la estandarización dentro de netLex, las áreas fuera del jurídico pasaron a generar documentos directamente en la plataforma, usando templates aprobados previamente por Legal. Eso eliminó la necesidad de múltiples herramientas, redujo el retrabajo, dio más autonomía a las demás áreas y garantizó que todas las versiones estén centralizadas y actualizadas en un único lugar.
- Gestión de contratos no estandarizados: elaborado para contratos más complejos, que exigen análisis jurídico individual, involucran negociaciones específicas y riesgos variables. Con la nueva estructura, todo el flujo se centralizó en la plataforma. El equipo jurídico participa activamente de las negociaciones de contratos enviados por los proveedores, registrando directamente en el sistema los señalamientos sobre la asignación de riesgos y garantizando que todas las partes trabajen en la versión más actualizada del documento.
- Consulta al equipo jurídico: creado para centralizar y registrar las consultas de otras áreas, antes hechas por correo, WhatsApp o verbalmente. Con el nuevo proceso, las consultas pasaron a registrarse de forma centralizada, garantizando trazabilidad y control. Eso permitió establecer SLA de respuesta, medir desempeño y asegurar que todas las áreas reciban retorno de forma estructurada y ágil.
Elegimos netLex porque, a diferencia de otras soluciones CLM del mercado, la plataforma se adapta con flexibilidad a nuestras necesidades, permitiendo una personalización sin comprometer la estandarización que garantiza eficiencia y seguridad. No necesitábamos moldearnos al sistema; netLex trajo la personalización necesaria dentro de un flujo organizado y escalable.”
Resultados e impactos
La implementación de netLex transformó la gestión contractual de DUX Company, trayendo ganancias expresivas en eficiencia, seguridad y agilidad:
- 73% de reducción en el tiempo de procesamiento y firma de contratos: procesos más ágiles y eficientes;
- SLA del equipo jurídico reducido en un 77%: atención más rápida y soporte eficaz para las áreas internas;
- Mayor seguridad y conformidad: centralización de las requisiciones jurídicas, garantizando control sobre documentos y versiones actualizadas;
- Optimización de recursos: liberación de uno de los profesionales del equipo para actuar en iniciativas estratégicas, aumentando la capacidad analítica del departamento jurídico.
Conclusión
Antes de netLex, el equipo jurídico de DUX enfrentaba desafíos operativos que comprometían su eficiencia y su estrategia. El alto volumen de contratos, la descentralización de las demandas y el uso de múltiples herramientas generaban retrabajo, falta de trazabilidad y dificultad de priorización. Eso resultaba en procesos lentos, riesgo de errores y un equipo sobrecargado con tareas operativas. La ausencia de un sistema centralizado además impedía el análisis de datos estructurados.
Con netLex, DUX Company transformó su gestión contractual, volviéndola rastreable, medible y eficiente. El equipo jurídico estructuró y automatizó flujos de trabajo, lo que redujo en más de un 70% el tiempo de procesamiento y firma de contratos, permitiendo que el equipo se enfoque en actividades estratégicas que realmente agregan valor al negocio. La centralización de la información también permitió la recolección y el análisis de datos esenciales, dando visibilidad sobre volumen de contratos, SLA y patrones de demanda.
El resultado es una operación jurídica más ágil, inteligente y alineada con el crecimiento acelerado de la empresa. Como destaca el propio equipo: “traer un CLM como netLex a DUX con certeza fue uno de los hechos más revolucionarios para nuestro departamento. Hoy, además de toda la ganancia en productividad, el equipo tiene un control más certero de los contratos firmados por la empresa, lo que posibilita mayor precisión en los reportes recurrentes a las auditorías y garantiza mayor seguridad en la gestión contractual en su conjunto”. — Silas Martins, abogado sénior en DUX.
