VLI: a regra do jurídico como parte do sistema
A regra deixou de ser uma orientação em documento e virou sistema. Hoje eu consigo afirmar que os instrumentos estão dentro da plataforma, dentro do que a gente combinou enquanto regra.”
A VLI e um jurídico que contrata o tempo todo
A VLI opera logística integrada no Brasil: transporte ferroviário e movimentação portuária de carga, com uma malha que liga produção a porto. É uma operação que não para, e que contrata o tempo todo, de serviços de transporte a fornecimento de materiais.
Isso se traduz em dois tipos de contrato muito diferentes passando pelo mesmo jurídico. De um lado, os instrumentos comerciais, em que a VLI figura como prestadora e o contrato tem uma granularidade grande: tarifa, tipo de tarifa, anexo técnico. De outro, os contratos de suprimentos, em que a VLI é a parte contratante e quem inicia o processo é o comprador, não o advogado.
A parceria com o netLex começou em 2019, pela frente comercial. Depois cresceu para suprimentos e para o atendimento consultivo do jurídico, hoje são três frentes dentro da mesma plataforma. Este case conta a história da segunda delas, que é onde a mudança de governança aparece com mais clareza.
Pontos-chave
- A regra de cláusula saiu do documento de orientação e virou trava no sistema, com aprovação obrigatória do jurídico
- Os instrumentos passaram a ficar todos dentro da plataforma, sob o fluxo combinado
- O contrato padrão virou o caminho normal: a maior parte dos instrumentos é assinada sem precisar de análise jurídica
- O que foge do padrão só anda com aprovação formal da área responsável; Risco assumido, e assumido por alguém
- O jurídico passou a ter indicadores de aderência e de volume que antes não existiam
- Com a busca com IA, uma auditoria de contratos que exigiria mobilizar o time passou a ser feita por uma pessoa em minutos
Garantir que a regra combinada fosse de fato cumprida
Antes da plataforma, os contratos de suprimentos viviam numa pasta compartilhada. O comprador escolhia a minuta, preenchia os campos à mão e seguia com a negociação. Para proteger a empresa, o jurídico mantinha uma orientação prévia: quais cláusulas podiam ser flexibilizadas e quais precisavam voltar para análise.
A orientação existia. O problema é que ela dependia de alguém lembrar dela no momento de contratar e, no volume em que a VLI contrata, nem sempre lembrava. Muita coisa não voltava. O principal desvio mapeado era o mais sensível de todos: cláusula alterada sem passar pelo jurídico.
O segundo problema era de visão. Cada etapa de revisão de um contrato exigia abrir um chamado novo, e um chamado não se conectava ao outro. Não havia histórico de uma negociação, nem número de contratos em circulação, nem percentual de aderência à minuta padrão. O jurídico não conseguia monitorar o que passava por ele, e suprimentos também não tinha esse indicador.
A pergunta que orientou o projeto foi direta: como garantir que a regra combinada valha em todos os contratos, sem transformar o jurídico num pedágio no caminho do comprador?
A regra dentro do sistema, não ao lado dele
A resposta não foi colocar o jurídico como revisor de tudo. Foi transformar a orientação escrita em comportamento da plataforma, de modo que o caminho mais fácil para o comprador fosse também o caminho correto.
- Minuta padronizada na origem: O comprador deixou de escolher e preencher um arquivo. O contrato nasce de um modelo mantido pelo jurídico, com os campos estruturados, o improviso sai do processo antes de começar.
- Trava de cláusula com aprovação obrigatória: O que pode ser flexibilizado segue livre. O que não pode simplesmente não anda sem passar pelo jurídico. A regra deixou de depender de memória.
- Histórico conectado: As etapas de uma mesma negociação passaram a viver num fluxo único, em vez de uma sequência de chamados sem ligação entre si.
- Indicadores nativos: Volume emitido e assinado, aderência à minuta padrão, natureza das demandas e produtividade por advogado passaram a sair da própria plataforma.
- Busca com IA: Como cliente do programa FrontRunners, a VLI testou o agente de busca antes do lançamento geral. Ele consolida consultas e instrumentos por tema, cliente ou fornecedor, inclusive documentos antigos.
O cuidado central do projeto foi não comprar controle à custa de velocidade. A agilidade que o comprador já tinha precisava sobreviver à governança e foi esse o critério que guiou o desenho do fluxo.
O padrão virou o caminho normal
Hoje a maior parte dos instrumentos de suprimentos é assinada no contrato padrão, sem precisar de intervenção do jurídico. O que passa por análise passa porque realmente precisa, e não porque alguém esqueceu a regra. E o que foge do padrão só anda com aprovação formal da área responsável, o risco continua existindo, mas agora é assumido conscientemente, por alguém com nome.
É uma distinção que não existia antes. Desvio era o que acontecia sem ninguém ver; hoje, exceção é uma decisão registrada.
A maior vantagem não é o número em si. É a plataforma viabilizar que eu acompanhe indicadores que antes eu simplesmente não acompanhava.”
A segunda mudança é de visibilidade. O jurídico passou a enxergar a própria operação: quanto entra, quanto sai, que tipo de demanda chega, quanto tempo leva cada etapa, qual a aderência à minuta padrão. Nenhum desses indicadores existia na época da pasta compartilhada, e é por isso que a avaliação de risco, que antes era um trabalho manual e periódico, deixou de ser um projeto à parte.
A terceira veio da IA. Como integrante do FrontRunners, o time testou o agente de busca em casos reais. O exemplo que o próprio jurídico dá é de uma auditoria de contratos comerciais: a resposta saiu em minutos, com uma pessoa refinando a pesquisa e montando a planilha, no lugar de mobilizar a equipe inteira para varrer documentos.
Me pediram uma auditoria dos nossos contratos comerciais. Em dez minutos eu refinei a pesquisa e montei a planilha. Antes, isso era mobilizar o time inteiro.”
Conclusão
O ganho da VLI não é ter ficado mais rápida. É ter deixado de depender de que cada pessoa se lembre da regra certa na hora certa.
Numa operação que contrata o tempo todo e em várias frentes, governança não se sustenta por orientação escrita - se sustenta por processo. Ao colocar a regra dentro do sistema em vez de ao lado dele, o jurídico da VLI trocou a descoberta tardia do desvio pela prevenção dele, e ganhou de quebra a visibilidade que nunca tinha tido sobre a própria operação.
O próximo capítulo já começou. Como integrante do FrontRunners, o time testa os agentes de IA do netLex antes do lançamento geral e leva o próprio uso real para dentro do roadmap do produto.
