netLex VisionVLI: la regla del jurídico como parte del sistema
La regla dejó de ser una orientación en un documento y pasó a ser el sistema. Hoy puedo afirmar que los instrumentos están dentro de la plataforma, conforme a lo que acordamos como regla.”
VLI y un jurídico que contrata todo el tiempo
VLI opera logística integrada en Brasil: transporte ferroviario y movimiento portuario de carga, con una red que conecta la producción con el puerto. Es una operación que no se detiene y que contrata todo el tiempo, desde servicios de transporte hasta suministro de materiales.
Esto se traduce en dos tipos de contrato muy distintos que pasan por el mismo equipo jurídico. Por un lado, los instrumentos comerciales, en los que VLI figura como prestadora y el contrato tiene una gran granularidad: tarifa, tipo de tarifa, anexo técnico. Por otro, los contratos de suministros, en los que VLI es la parte contratante y quien inicia el proceso es el comprador, no el abogado.
La alianza con netLex comenzó en 2019, por el frente comercial. Después creció hacia suministros y hacia la atención consultiva del jurídico: hoy son tres frentes dentro de la misma plataforma. Este caso cuenta la historia del segundo, que es donde el cambio de gobernanza aparece con mayor claridad.
Puntos clave
- La regla sobre cláusulas salió del documento de orientación y pasó a ser un bloqueo en el sistema, con aprobación obligatoria del jurídico
- Todos los instrumentos pasaron a estar dentro de la plataforma, bajo el flujo acordado
- El contrato estándar se convirtió en el camino normal: la mayor parte de los instrumentos se firma sin necesidad de análisis jurídico
- Lo que se aparta del estándar solo avanza con aprobación formal del área responsable: el riesgo se asume, y lo asume alguien
- El jurídico pasó a contar con indicadores de adherencia y de volumen que antes no existían
- Con la búsqueda con IA, una auditoría de contratos que habría exigido movilizar al equipo entero hoy la realiza una persona en minutos
Garantizar que la regla acordada se cumpliera de verdad
Antes de la plataforma, los contratos de suministros vivían en una carpeta compartida. El comprador elegía la minuta, completaba los campos a mano y seguía con la negociación. Para proteger a la empresa, el jurídico mantenía una orientación previa: qué cláusulas podían flexibilizarse y cuáles debían volver para análisis.
La orientación existía. El problema es que dependía de que alguien la recordara en el momento de contratar y, con el volumen que VLI contrata, no siempre se recordaba. Mucho no volvía. La principal desviación identificada era la más sensible de todas: una cláusula modificada sin pasar por el jurídico.
El segundo problema era de visibilidad. Cada etapa de revisión de un contrato exigía abrir un nuevo ticket, y un ticket no se conectaba con el otro. No había historial de una negociación, ni número de contratos en circulación, ni porcentaje de adherencia a la minuta estándar. El jurídico no lograba monitorear lo que pasaba por él, y suministros tampoco contaba con ese indicador.
La pregunta que orientó el proyecto fue directa: ¿cómo garantizar que la regla acordada rija en todos los contratos, sin convertir al jurídico en un peaje en el camino del comprador?
La regla dentro del sistema, no al lado
La respuesta no fue poner al jurídico como revisor de todo. Fue convertir la orientación escrita en comportamiento de la plataforma, de modo que el camino más fácil para el comprador fuera también el correcto.
- Minuta estandarizada en el origen: El comprador dejó de elegir y completar un archivo. El contrato nace de una plantilla mantenida por el jurídico, con los campos estructurados: la improvisación sale del proceso antes de comenzar.
- Bloqueo de cláusulas con aprobación obligatoria: Lo que puede flexibilizarse sigue abierto. Lo que no puede simplemente no avanza sin pasar por el jurídico. La regla dejó de depender de la memoria.
- Historial conectado: Las etapas de una misma negociación pasaron a vivir en un flujo único, en lugar de una secuencia de tickets sin relación entre sí.
- Indicadores nativos: Volumen emitido y firmado, adherencia a la minuta estándar, naturaleza de las demandas y productividad por abogado pasaron a salir de la propia plataforma.
- Búsqueda con IA: Como cliente del programa FrontRunners, VLI probó el agente de búsqueda antes de su lanzamiento general. Consolida consultas e instrumentos por tema, cliente o proveedor, incluso documentos antiguos.
El cuidado central del proyecto fue no comprar control a costa de la velocidad. La agilidad que el comprador ya tenía debía sobrevivir a la gobernanza, y ese fue el criterio que guió el diseño del flujo.
El estándar se convirtió en el camino normal
Hoy la mayor parte de los instrumentos de suministros se firma en el contrato estándar, sin necesidad de intervención del jurídico. Lo que pasa por análisis pasa porque realmente lo necesita, y no porque alguien olvidó la regla. Y lo que se aparta del estándar solo avanza con aprobación formal del área responsable: el riesgo sigue existiendo, pero ahora se asume de manera consciente, por alguien con nombre.
Es una distinción que antes no existía. Una desviación era lo que ocurría sin que nadie lo viera; hoy, una excepción es una decisión registrada.
La mayor ventaja no es el número en sí. Es que la plataforma hace posible que yo acompañe indicadores que antes simplemente no acompañaba.”
El segundo cambio es de visibilidad. El jurídico pasó a ver su propia operación: cuánto entra, cuánto sale, qué tipo de demanda llega, cuánto tiempo lleva cada etapa, cuál es la adherencia a la minuta estándar. Ninguno de esos indicadores existía en la época de la carpeta compartida, y por eso la evaluación de riesgo, antes un trabajo manual y periódico, dejó de ser un proyecto aparte.
El tercero vino de la IA. Como integrante de FrontRunners, el equipo probó el agente de búsqueda en casos reales. El ejemplo que da el propio jurídico es una auditoría de contratos comerciales: la respuesta salió en minutos, con una persona refinando la búsqueda y armando la planilla, en lugar de movilizar al equipo entero para revisar documentos.
Me pidieron una auditoría de nuestros contratos comerciales. En diez minutos refiné la búsqueda y armé la planilla. Antes, eso significaba movilizar al equipo entero.”
Conclusión
La ganancia de VLI no es haberse vuelto más rápida. Es haber dejado de depender de que cada persona recuerde la regla correcta en el momento correcto.
En una operación que contrata todo el tiempo y en varios frentes, la gobernanza no se sostiene con una orientación escrita: se sostiene con proceso. Al poner la regla dentro del sistema en lugar de al lado, el jurídico de VLI cambió el descubrimiento tardío de la desviación por su prevención, y ganó además la visibilidad que nunca había tenido sobre su propia operación.
El próximo capítulo ya comenzó. Como integrante de FrontRunners, el equipo prueba los agentes de IA de netLex antes de su lanzamiento general y lleva su propio uso real al roadmap del producto.
