NPS de 96 no novo fluxo contratual

Antes da implementação do netLex, o time de suprimentos da Ocyan negociava cerca de 290 contratos com fornecedores, entre novas contratações e renovações. Com esse volume para um time enxuto e sem um fluxo centralizado e automatizado, a equipe enfrentava dificuldades para gerenciar a negociação e a assinatura de minutas de forma ágil e eficiente.

A ausência de visibilidade e rastreabilidade no fluxo de trabalho, que dependia de e-mails para a comunicação entre as partes envolvidas, dificultava o acompanhamento do status das etapas de negociação e aprovação.

A gestão das minutas após a assinatura trazia outro problema. A falta de controle adequado sobre cláusulas essenciais, como as de vigência e reajuste, dificultava garantir que os contratos fossem acompanhados e cumpridos ao longo do tempo, o que aumentava os riscos jurídicos. Havia ainda a necessidade de garantir o envolvimento do time de conformidade e proteção de dados em 100% dos contratos que pudessem representar algum risco para a empresa, algo muito complexo de controlar por e-mail.

Por fim, sem uma ferramenta unificada, não era possível metrificar as demandas da equipe, acompanhar SLAs ou definir KPIs claros para a operação. A ausência desses indicadores dificultava a análise de performance e a identificação de oportunidades de melhoria.

Principais problemas identificados

• Tempo excessivo no fluxo de assinaturas: o processo levava em média 30 dias, impactando a agilidade das operações, fator crítico para uma empresa de óleo e gás, em que a eficiência na cadeia de suprimentos é essencial para a continuidade das operações
• Dificuldade de rastreamento: a troca de documentos dependia de e-mails, dificultando a visibilidade do status das contratações e a mensuração do trabalho da equipe
• Dependência de notificações por e-mail: a visibilidade das informações era limitada, o que dificultava a gestão do conhecimento no decorrer da negociação
• Pouco controle de cláusulas essenciais, como LGPD e conformidade, aumentando riscos jurídicos
• Ausência de rastreabilidade de KPIs: a descentralização impossibilitava metrificar demandas, acompanhar SLAs e analisar a eficiência da equipe, dificultando a gestão estratégica e o estabelecimento de uma área data driven
• Ausência de modelos estruturados de minutas, o que demandava revisões constantes e aumentava o tempo gasto pelo jurídico na revisão e por suprimentos na elaboração

Em busca de inovação e eficiência em seus processos internos, a Ocyan participou do programa Ocyan Waves, iniciativa voltada a fomentar a inovação e o desenvolvimento de soluções tecnológicas dentro da empresa. A Innoscience, consultoria especializada em inovação corporativa, facilitou todo o projeto.

Nesse processo, o netLex foi definido como a melhor opção, e para o projeto piloto a equipe estruturou e automatizou dois fluxos principais:

• Gestão de contratos padronizados de prestação de serviços: o novo fluxo foi projetado para minutas recorrentes. A equipe de suprimentos inicia a criação preenchendo um questionário no netLex; as respostas geram a minuta padronizada, que segue ao fornecedor para revisão. Todas as sugestões e ajustes ficam registrados na plataforma e são encaminhados para validação jurídica. O time jurídico compara versões e envolve as áreas necessárias de forma ágil e rastreável, com controle de versionamento e registro de todas as trocas. Aprovado o documento, a assinatura é iniciada de forma integrada, e as informações contratuais são extraídas automaticamente para alimentar o quadro de gestão e configurar alertas.
• Aditivo vinculado ao contrato principal:  a necessidade de gestão de aditivos foi viabilizada pela estrutura de aditivos vinculados ao contrato principal. O time passou a gerir essas modificações de forma estruturada e centralizada, com visibilidade total sobre os termos ajustados e sua relação com o contrato original — mais previsibilidade, menos erro, mais rastreabilidade e conformidade sem comprometer a agilidade.

Desde a implementação do netLex, em apenas 3 meses de projeto piloto, a gestão contratual da Ocyan se tornou mais eficiente e integrada:

• 100% de visibilidade e rastreabilidade de processos: acompanhamento em tempo real de todas as etapas contratuais, eliminando a dependência de e-mails. Qualquer pessoa licenciada no sistema pode verificar em que etapa o processo se encontra;
• Redução média de 50% no tempo de processamento de contratos, de 30 para 15 dias: fluxo de assinatura mais ágil e centralizado;
• NPS de 96/100, com melhora no relacionamento com fornecedores, clientes e demais stakeholders: todas as interações centralizadas na plataforma, facilitando a comunicação entre suprimentos, jurídico e as outras áreas;
• Garantia de conformidade legal e gestão eficiente das cláusulas essenciais: gestão automatizada e monitorada das cláusulas críticas, com envolvimento da área de conformidade em 100% dos casos necessários, a partir da automação do workflow;
• Rastreabilidade de KPIs e eficiência da equipe: métricas de desempenho, acompanhamento de SLAs e análise de eficiência, sustentando uma gestão estratégica mais assertiva.