NPS de 96 en su nuevo flujo contractual

Antes de la implementación de netLex, el equipo de abastecimiento de Ocyan negociaba cerca de 290 contratos con proveedores, entre nuevas contrataciones y renovaciones. Con ese volumen para un equipo reducido y sin un flujo centralizado y automatizado, gestionar la negociación y la firma de minutas de forma ágil y eficiente era difícil.

La ausencia de visibilidad y trazabilidad en un flujo de trabajo que dependía del correo para la comunicación entre las partes dificultaba el seguimiento del estado de las etapas de negociación y aprobación.

La gestión de las minutas después de la firma traía otro problema. Sin un control adecuado sobre cláusulas esenciales, como las de vigencia y reajuste, era difícil garantizar que los contratos fueran acompañados y cumplidos a lo largo del tiempo, lo que aumentaba los riesgos jurídicos. Existía además la necesidad de garantizar la participación del equipo de conformidad y protección de datos en el 100% de los contratos que pudieran representar algún riesgo para la empresa, algo muy complejo de controlar por correo.

Por último, sin una herramienta unificada, no era posible medir las demandas del equipo, acompañar SLA ni definir KPI claros para la operación. La ausencia de esos indicadores dificultaba el análisis de desempeño y la identificación de oportunidades de mejora.

Principales problemas identificados

• Tiempo excesivo en el flujo de firmas: el proceso llevaba en promedio 30 días, impactando la agilidad de las operaciones, un factor crítico para una empresa de petróleo y gas, donde la eficiencia en la cadena de suministro es esencial para la continuidad de las operaciones
• Dificultad de rastreo: el intercambio de documentos dependía del correo, dificultando la visibilidad del estado de las contrataciones y la medición del trabajo del equipo
• Dependencia de notificaciones por correo: la visibilidad de la información era limitada, lo que dificultaba la gestión del conocimiento durante la negociación
• Poco control de cláusulas esenciales, como protección de datos y conformidad, aumentando riesgos jurídicos
• Ausencia de trazabilidad de KPI: la descentralización impedía medir las demandas, acompañar SLA y analizar la eficiencia del equipo, dificultando la gestión estratégica y la construcción de un área data driven
• Ausencia de modelos estructurados de minutas, lo que demandaba revisiones constantes y aumentaba el tiempo del área jurídica en la revisión y de abastecimiento en la elaboración

En busca de innovación y eficiencia en sus procesos internos, Ocyan participó del programa Ocyan Waves, una iniciativa orientada a fomentar la innovación y el desarrollo de soluciones tecnológicas dentro de la empresa. Innoscience, consultoría especializada en innovación corporativa, facilitó todo el proyecto.

En ese proceso netLex fue definido como la mejor opción y, para el piloto, el equipo estructuró y automatizó dos flujos principales:

• Gestión de contratos estandarizados de prestación de servicios: el nuevo flujo fue diseñado para minutas recurrentes. El equipo de abastecimiento inicia la creación completando un cuestionario en netLex; las respuestas generan la minuta estandarizada, que se envía al proveedor para revisión. Todas las sugerencias y ajustes quedan registrados en la plataforma y se derivan a validación jurídica. El equipo jurídico compara versiones e involucra a las áreas necesarias de forma ágil y rastreable, con control de versionado y registro de todos los intercambios. Aprobado el documento, la firma se inicia de forma integrada, y la información contractual se extrae automáticamente para alimentar el tablero de gestión y configurar alertas.
• Adenda vinculada al contrato principal: la necesidad de gestión de adendas se viabilizó a partir de la estructura de adendas vinculadas al contrato principal. El equipo pasó a gestionar esas modificaciones de forma estructurada y centralizada, con visibilidad total sobre los términos ajustados y su relación con el contrato original: más previsibilidad, menos errores, más trazabilidad y conformidad jurídica sin comprometer la agilidad.

Desde la implementación de netLex, en apenas 3 meses de proyecto piloto, la gestión contractual de Ocyan se volvió más eficiente e integrada:

• 100% de visibilidad y trazabilidad de los procesos: seguimiento en tiempo real de todas las etapas contractuales, eliminando la dependencia del correo. Cualquier persona licenciada en el sistema puede verificar en qué etapa está el proceso;
• Reducción media del 50% en el tiempo de procesamiento de contratos, de 30 a 15 días: flujo de firma más ágil y centralizado;
• NPS de 96/100, con mejora en la relación con proveedores, clientes y demás stakeholders: todas las interacciones centralizadas en la plataforma, facilitando la comunicación entre abastecimiento, jurídico y las demás áreas;
• Garantía de conformidad legal y gestión eficiente de las cláusulas esenciales: gestión automatizada y monitoreada de las cláusulas críticas, con participación del área de conformidad en el 100% de los casos necesarios, a partir de la automatización del workflow;
• Trazabilidad de KPI y eficiencia del equipo: métricas de desempeño, seguimiento de SLA y análisis de eficiencia, sosteniendo una gestión estratégica más asertiva.