+60% en el volumen de documentos creados en 12 meses, el mismo plazo
Gerdau empodera a personas que moldean el futuro. En Contratos, nuestra frase es: formalizamos hoy lo que moldea el futuro. La herramienta no es del área jurídica, es del cliente interno, y la ganancia para la compañía es mucho mayor que para el abogado.”
Sobre Gerdau
Gerdau es una de las mayores productoras de acero de las Américas. Su operación atraviesa unidades industriales, abastecimiento, áreas de seguridad y salud ocupacional y negocios de innovación. Cada frente genera contratos y una gran variedad de otros instrumentos: poderes, adendas, notificaciones, acuerdos de confidencialidad.
Para el frente de Contratos, el desafío nunca fue digitalizar un único flujo. Era dar gobernanza a un portafolio entero. Y el mayor dolor de partida no estaba en el área jurídica, sino en las áreas: los clientes internos no veían la importancia de formalizar un contrato, una notificación, una advertencia. Sin esa cultura, la información quedaba dispersa y las decisiones corrían sin registro.
Puntos clave
- +60% en el volumen de documentos creados en 12 meses
- 14 días hasta la conclusión de los flujos, plazo estable en el mismo período
- De los flujos que llegan al final, el 89% se concluye
- Cerca de seis abogados sostienen una operación que hoy registra cientos de documentos por mes
Gobernar un portafolio entero, no un solo flujo
Antes de netLex, la operación convivía con barreras concretas:
- Ausencia de cultura de formalización: las áreas no veían por qué formalizar, desde un contrato hasta una notificación a un proveedor;
- Variedad sin estándar: poderes, adendas, contratos de prestación de servicios, NDA, notificaciones de seguridad, acuerdos de I+D. Cada instrumento seguía un camino propio, sin modelo único;
- Información dispersa: las notificaciones de seguridad, por ejemplo, vivían en la computadora de cada usuario. No había visión consolidada por unidad;
- Resistencia de las áreas: el lenguaje jurídico alejaba a quien necesitaba usar el proceso. Un poder parecía burocracia; un plazo de días, exageración;
- Presión por escala: el volumen de demandas crecía, y aumentar el equipo en la misma proporción no era el camino.
Una capa única de gobernanza
netLex entró como capa única de gobernanza, y cada funcionalidad respondió a un dolor.
El contrato pasó a nacer de un cuestionario. En lugar de lidiar con cláusulas, el usuario responde preguntas y el documento ya sale en el estándar. Eso derribó la barrera del lenguaje jurídico y estandarizó instrumentos que antes seguían caminos sueltos. La gobernanza quedó incorporada en el propio flujo: las directrices de Gerdau se volvieron exigencias dentro del cuestionario, y cada etapa debe cumplirse antes de la conclusión.
Los workflows de aprobación trajeron visibilidad. Cada área acompaña el estado y el SLA sin reclamarle al área jurídica por correo. Y los tableros de Inteligencia le dieron al área jurídica lo que faltaba: visión gerencial. Un ejemplo se volvió referencia interna: el tablero de notificaciones de seguridad, que consolidó por unidad información antes dispersa, con ranking de contratistas.
Más volumen, el mismo plazo
El resultado cabe en una frase: más volumen, el mismo plazo.
El volumen de documentos creados creció más del 60% en 12 meses. En el mismo período, el tiempo mediano hasta la conclusión de los flujos quedó prácticamente estable, en torno a los 14 días, año tras año. De los flujos que llegan al final, el 89% se concluye. Escalar sin alargar el ciclo es lo contrario de lo que se espera de un área tenida por cuello de botella.
Y todo eso sin hacer crecer al equipo. Cerca de seis abogados sostienen una operación que hoy registra cientos de documentos por mes. La adopción acompañó: el uso activo mensual subió de forma consistente y la difusión interna dejó de ser empujada: los líderes pasaron a ver valor en los datos y llevaron la plataforma a sus propios equipos.
La cultura de formalización se volvió hábito, al punto de que el número de notificaciones superó al de adendas solicitadas. En seguridad, principio innegociable de Gerdau, el tablero construido en el primer año de operación se volvió base de las reuniones mensuales del comité de seguridad.
Conclusión
El caso de Gerdau invierte la premisa más común en proyectos de CLM. La herramienta no se compró para aliviar al área jurídica: se entregó al cliente interno, y la ganancia para la compañía terminó siendo mayor que la del abogado. Es lo que permite crecer un 60% en volumen sin mover el plazo y sin mover el headcount.
