Os desafios
Antes da implementação do netLex, o time de suprimentos da Ocyan negociava cerca de 290 contratos com fornecedores, entre novas contratações e renovações. Com o alto volume de contratos para um time enxuto e a ausência de um fluxo centralizado e automatizado, a equipe enfrentava dificuldades para gerenciar o processo de negociação e assinatura de minutas de forma ágil e eficiente.
A ausência de visibilidade e rastreabilidade no fluxo de trabalho, que dependia de e-mails para a comunicação entre as partes envolvidas, dificultava o acompanhamento do status das etapas de negociação e aprovação.
Além disso, a gestão das minutas após a assinatura apresentava desafios. A falta de um controle adequado sobre as cláusulas essenciais, como as de vigência e reajuste, dificultava a garantia de que os contratos fossem acompanhados e cumpridos de maneira eficaz ao longo do tempo, o que aumentava os riscos jurídicos para a empresa. Também havia uma necessidade de garantir que o time de conformidade e proteção de dados fosse envolvido em 100% dos contratos que pudessem representar algum risco para a Ocyan, o que por e-mail era muito complexo de controlar.
Por fim, sem uma ferramenta unificada, não era possível metrificar as demandas da equipe, acompanhar SLAs ou definir KPIs claros para a operação. A ausência desses indicadores dificultava a análise da performance do time e a identificação de oportunidades de melhoria.
Principais problemas identificados:
- Tempo excessivo no fluxo de assinaturas: o processo levava em média 30 dias, impactando a agilidade das operações, um fator crítico para uma empresa do setor de óleo e gás, em que a eficiência na cadeia de suprimentos é essencial para garantir a continuidade das operações.
- Dificuldade de rastreamento: a troca de documentos dependia de e-mails, dificultando a visibilidade do status das contratações e a mensuração do trabalho da equipe.
- Dependência de notificações por e-mail: a visibilidade das informações era limitada, e os envolvidos dependiam exclusivamente de notificações por e-mail, dificultando a gestão do conhecimento no decorrer da negociação.
- Pouco controle de cláusulas essenciais: como LGPD e conformidade, aumentando riscos jurídicos.
- Ausência de rastreabilidade de KPIs: a descentralização do fluxo impossibilitava a metrificação das demandas, o acompanhamento de SLAs e a análise de eficiência da equipe, dificultando a gestão estratégica do processo contratual e o estabelecimento de uma área data driven.
- Ausência de modelos estruturados de minutas: o que demandava revisões constantes, aumentando o tempo gasto pelo jurídico para revisão e pela área de suprimentos para elaboração, além de dificultar a agilidade e a eficiência na formalização dos contratos.
Esses desafios impactavam diretamente a agilidade das contratações e faziam com que a atuação das equipes envolvidas fosse mais burocrática e complexa.
Patrícia Lopes, Especialista de Suprimentos na Ocyan
Bárbara Neves, Legal Counsel na Ocyan
