Saiba como o jurídico da DUX transformou sua gestão contratual e reduziu o tempo de assinatura de contratos em mais de 70%

A DUX Company é uma empresa de saúde e nutrição humana avançada, com um portfólio diversificado de produtos e diversos canais de vendas. Seu rápido crescimento, dobrando de tamanho a cada ano, gerou uma crescente demanda por ferramentas e processos mais eficientes, especialmente no setor jurídico.

O time jurídico da DUX, embora enxuto, é altamente estratégico e atua em três frentes principais: consultivo, contratos e contencioso. Dado o volume crescente de demandas, a necessidade de uma solução eficiente como o netLex se tornou ainda mais evidente. A plataforma possibilitou ao time jurídico gerenciar a complexidade e o grande volume de contratos de forma ágil e organizada, sem prejudicar o crescimento da empresa.

Antes da implementação do netLex, o time jurídico da DUX lidava com uma média de 50 contratos por mês, provenientes de clientes, fornecedores e outras áreas da empresa. Diante do volume de contratos e da ausência de um fluxo padronizado e automatizado, a equipe enfrentava dificuldades para classificar quais demandas eram urgentes, quais áreas geravam mais solicitações e quais temas eram mais recorrentes. Isso impactava a eficiência na análise dos documentos e impossibilitava a mensuração do trabalho da equipe.

Além disso, o time jurídico utilizava diversas ferramentas para gerenciar esses contratos, como o Asana para organizar as demandas, o Google Drive como repositório e o Zendesk para consultas e interface com os outros times, além de realizar o compartilhamento das minutas (e suas várias versões) pelos diversos canais corporativos, como e-mails e chats. Esse uso de múltiplas plataformas tornava o processo operacionalmente ineficiente e dificultava o cumprimento das normas de compliance.

Diante disso, muitas vezes, não era possível determinar qual versão do documento estava realmente atualizada, o que gerava confusão e retrabalho. “Por exemplo, ao compartilhar um link do Google Drive com um fornecedor, era comum que ele enviasse a versão anterior em Word por e-mail, criando incerteza sobre qual versão era a correta e aumentando o risco de erros no processo.” Caio Pereira, Gerente Jurídico & Compliance na DUX.

Esses desafios resultavam em uma operação jurídica menos estratégica, sobrecarregando o time com tarefas operacionais repetitivas e dificultando a capacidade de tomada de decisão baseada em dados. Além disso, a falta de uma gestão centralizada impactava diretamente a previsibilidade dos processos e a segurança jurídica da empresa, aumentando o risco de não conformidade.

Para enfrentar esses desafios, a DUX estruturou e automatizou três fluxos principais:

1. Gestão de documentos padronizados: O novo fluxo foi projetado para contratos e documentos recorrentes que não exigem customização, como termos de confidencialidade e aditivos simples. Com a padronização dentro do netLex, as áreas fora do jurídico passaram a gerar documentos diretamente na plataforma, utilizando templates aprovados previamente pela equipe de legal. Isso eliminou a necessidade de múltiplas ferramentas, reduziu retrabalho do jurídico, deu mais autonomia para as demais áreas e garantiu que todas as versões estejam centralizadas e atualizadas em um único local.

2. Gestão de contratos não padronizados: Este processo foi elaborado para lidar com contratos mais complexos, que exigem análise jurídica individual, que envolvem negociações específicas e riscos variáveis. Com a nova estrutura no netLex, todo o fluxo foi centralizado na plataforma. Isso permitiu que a equipe jurídica participe ativamente das negociações de contratos enviados pelos fornecedores, registrando diretamente no sistema apontamentos sobre a alocação de riscos e garantindo que todas as partes trabalhem na versão mais atualizada do documento. Essa implementação trouxe mais previsibilidade e eficiência ao processo, reduzindo erros, aumentando a rastreabilidade e assegurando conformidade jurídica sem comprometer a agilidade.

3. Consulta ao time jurídico: O fluxo foi criado para centralizar e registrar as consultas de outras áreas, antes feitas por e-mail, WhatsApp ou verbalmente. Com o novo processo, as consultas passaram a ser registradas de forma centralizada, garantindo rastreabilidade e controle das demandas. Isso permitiu ao time jurídico gerenciar as solicitações de forma mais eficiente, estabelecer SLAs para resposta, medindo performance e assegurando que todas as áreas recebam o retorno de forma estruturada e ágil.

Antes da implementação do netLex, a equipe jurídica da DUX enfrentava desafios operacionais que comprometiam sua eficiência e estratégia. O alto volume de contratos, a descentralização das demandas e o uso de múltiplas ferramentas geravam retrabalho, falta de rastreabilidade e dificuldades na priorização. Isso resultava em processos lentos, risco de erros e uma equipe sobrecarregada com tarefas operacionais. Além disso, a ausência de um sistema centralizado impedia a análise de dados estruturados, dificultando a coleta de insights estratégicos sobre a operação jurídica.

Com o netLex, a DUX Company transformou sua gestão contratual, tornando-a rastreável, mensurável e eficiente. Agora, o time jurídico estruturou e automatizou fluxos de trabalho, o que reduziu em mais de 70% o tempo de processamento e assinatura de contratos, permitindo que a equipe foque em atividades estratégicas que realmente agregam valor ao negócio. A centralização das informações também permitiu a coleta e análise de dados essenciais, proporcionando visibilidade sobre o volume de contratos, SLAs e padrões de demanda.

O resultado? Uma operação jurídica mais ágil, inteligente e alinhada ao crescimento acelerado da empresa. Como destaca a própria equipe: “Trazer um CLM como o netLex para a DUX com certeza foi um dos feitos mais revolucionários para o nosso departamento. Hoje, além de todo o ganho em produtividade, o time tem um controle mais certeiro dos contratos firmados pela empresa, o que possibilita maior precisão nos reportes recorrentes às auditorias e garante maior segurança na gestão contratual como um todo.” Silas Martins, advogado sênior na DUX.