netLex VisionCómo el área jurídica de Atvos escaló 4x el volumen de contratos con seguridad y control
La actuación del área jurídica de forma más rápida y con toda la seguridad que siempre valoramos hace que nuestro cliente interno entienda realmente que el área jurídica está cerca y que aporta valor a nuestro negocio.”
Sobre Atvos
Atvos es una de las principales productoras de biocombustibles de Brasil y un actor estratégico en la transición energética global. Con un modelo de bioenergía integrada, la compañía produce cerca de 3.300 millones de litros de etanol y 750 mil toneladas de azúcar VHP por zafra, y acumula R$ 4.600 millones de crecimiento desde 2023. Son más de 11 mil colaboradores en 8 unidades agroindustriales en los estados de Goiás, Mato Grosso do Sul, Mato Grosso y São Paulo, con presencia en 23 municipios brasileños y una fuerte actuación en el desarrollo socioeconómico de esas regiones.
Una operación de ese porte genera un flujo contractual intenso y continuo, con clientes, proveedores y socios, y exige del área jurídica la capacidad de escalar sin perder control ni seguridad.
El equipo jurídico de Atvos tiene un papel estratégico y busca, cada vez más, participar de las decisiones del negocio, no solo señalar riesgos. Como resume Fernanda Freitas, VP Jurídica de Atvos:
Nuestra búsqueda siempre es participar de las decisiones que toma la empresa y no solo señalar los riesgos existentes, porque eso permite que las decisiones se tomen con más seguridad.”
Puntos clave
- 4x más volumen operativo: de ~80 a ~300 workflows por mes, con el mismo equipo
- 27% menos tiempo: el tiempo mediano de conclusión cayó de 30 a 22 días hábiles
- Etapas en menos de un minuto: la automatización acortó drásticamente el esfuerzo operativo
- Seguridad sobre la versión correcta: la garantía de que el documento validado es el firmado
Una herramienta de abastecimiento donde faltaba control jurídico
Antes de netLex, Atvos usaba una herramienta que no era un CLM. Estaba orientada a abastecimiento, pensada para atender demandas de compras, no el ciclo de vida del contrato desde el punto de vista jurídico.
El mayor dolor era el control de versiones. El equipo no tenía garantía de que el documento validado por el área jurídica fuera, de hecho, el que se enviaba a la firma de las partes. En palabras de Gleison Matos, Gerente Jurídico Corporativo de Atvos: “no lográbamos dar esa seguridad de que la última versión validada era la versión que se estaba firmando. Entonces eso generaba la necesidad de revisar más de una vez”.
Ese punto ciego tenía dos costos: riesgo jurídico, porque una versión no validada podía ser firmada; y retrabajo, porque cada duda sobre cuál era la versión correcta obligaba a una nueva ronda de revisión. Era el tipo de problema invisible en el día a día, hasta que se convierte en pérdida.
¿Cuál es la diferencia entre una herramienta de abastecimiento y un CLM?
Una herramienta de abastecimiento organiza la demanda de compras. Un CLM (Contract Lifecycle Management) se ocupa del ciclo de vida completo del contrato: creación, revisión, negociación, aprobación, firma y gestión posfirma, con control de versiones, trazabilidad y datos. La diferencia está entre atender un pedido y, efectivamente, gestionar el contrato y darle seguridad.
Un flujo diseñado a medida, con el área jurídica en control
Con netLex, Atvos pudo estructurar el proceso contractual tal como el propio equipo jurídico lo quería, priorizando eficiencia y experiencia de usuario. Para Gleison, eso fue lo que más sorprendió en los primeros mesess:
La posibilidad de haber diseñado el flujo de la forma en que nos gustaría, de una manera personalizada, buscando siempre la mejor eficiencia, la mejor experiencia del usuario.”
En la práctica, el cambio ocurrió en tres frentes:
- Control de versiones de punta a punta: el contrato pasó a seguir un flujo único dentro de la plataforma, de la creación estandarizada a la aprobación y la firma electrónica, garantizando que la versión validada por el área jurídica es la que va a la firma. Fin de la incertidumbre que generaba retrabajo.
- Estandarización y automatización de las etapas operativas: etapas que antes consumían tiempo y atención del equipo pasaron a ejecutarse en menos de un minuto, liberando a los abogados para lo que exige juicio humano.
- Decisión orientada a datos: el equipo evolucionó en la selección de indicadores para demostrar la celeridad y la calidad de su trabajo. Con los datos del propio contrato, Atvos pasó a verificar valores, identificar cláusulas recurrentes y tomar decisiones más seguras e informadas, algo que una herramienta de abastecimiento no entregaba.
Resultados e impactos
Después de 14 meses con netLex, el área jurídica de Atvos consolidó ganancias expresivas:
- 4x más volumen operativo: de ~80 a ~300 workflows por mes, con el mismo equipo;
- 27% menos tiempo: el tiempo mediano de conclusión cayó de 30 a 22 días hábiles;
- Etapas en menos de un minuto: la automatización acortó drásticamente el esfuerzo operativo;
- Seguridad sobre la versión correcta: la garantía de que el documento validado es el firmado, eliminando el retrabajo.
Conclusión
El caso de Atvos muestra una transformación que va más allá de la herramienta. El área jurídica dejó de reaccionar y pasó a participar de las decisiones, sostenida por proceso, datos y seguridad. Seguridad y celeridad dejaron de ser opuestos y pasaron a caminar juntas dentro del mismo flujo.
Es la traducción de una frase que el propio equipo de Atvos lleva consigo: “la búsqueda de la excelencia no puede ser un objetivo, tiene que ser un hábito”. Fue con esa mentalidad que el área rediseñó su proceso contractual, y es lo que le permitió escalar 4x sin renunciar a lo que más valora.
La seguridad no frena al área jurídica. Es lo que le permite escalar.
