Los desafíos
Antes de la implementación de netLex, el equipo de suministros de Ocyan negociaba cerca de 290 contratos con proveedores, entre nuevas contrataciones y renovaciones. Con el alto volumen de contratos para un equipo ajustado y la ausencia de un flujo centralizado y automatizado, el equipo enfrentaba dificultades para gestionar el proceso de negociación y firma de minutas de forma ágil y eficiente.
La ausencia de visibilidad y trazabilidad en el flujo de trabajo, que dependía de correos electrónicos para la comunicación entre las partes involucradas, dificultaba el seguimiento del estado de las etapas de negociación y aprobación.
Además, la gestión de las minutas después de la firma presentaba desafíos. La falta de un control adecuado sobre las cláusulas esenciales, como las de vigencia y reajuste, dificultaba la garantía de que los contratos fueran acompañados y cumplidos de manera eficaz a lo largo del tiempo, lo que aumentaba los riesgos jurídicos para la empresa. También había una necesidad de garantizar que el equipo de cumplimiento y protección de datos fuera involucrado en el 100% de los contratos que pudieran representar algún riesgo para Ocyan, lo que por correo electrónico era muy complejo de controlar.
Por último, sin una herramienta unificada, no era posible medir las demandas del equipo, acompañar SLAs o definir KPIs claros para la operación. La ausencia de estos indicadores dificultaba el análisis del desempeño del equipo y la identificación de oportunidades de mejora.
Principales problemas identificados:
- Tiempo excesivo en el flujo de firmas: el proceso llevaba en promedio 30 días, impactando la agilidad de las operaciones, un factor crítico para una empresa del sector de petróleo y gas, en que la eficiencia en la cadena de suministros es esencial para garantizar la continuidad de las operaciones.
- Dificultad de rastreo: el intercambio de documentos dependía de correos electrónicos, dificultando la visibilidad del estado de las contrataciones y la medición del trabajo del equipo.
- Dependencia de notificaciones por correo electrónico: la visibilidad de la información era limitada, y los involucrados dependían exclusivamente de notificaciones por correo electrónico, dificultando la gestión del conocimiento en el transcurso de la negociación.
- Poco control de cláusulas esenciales: como LGPD y cumplimiento, aumentando riesgos jurídicos.
- Ausencia de trazabilidad de KPIs: la descentralización del flujo imposibilitaba la medición de las demandas, el seguimiento de SLAs y el análisis de eficiencia del equipo, dificultando la gestión estratégica del proceso contractual y el establecimiento de un área data driven.
- Ausencia de modelos estructurados de minutas: lo que demandaba revisiones constantes, aumentando el tiempo gastado por el jurídico para la revisión y por el área de suministros para la elaboración, además de dificultar la agilidad y la eficiencia en la formalización de los contratos.
Estos desafíos impactaban directamente la agilidad de las contrataciones y hacían que la actuación de los equipos involucrados fuera más burocrática y compleja.
Patrícia Lopes, Especialista de Suministros en Ocyan
Bárbara Neves, Legal Counsel en Ocyan
