DUX Company

Descubre cómo el departamento legal de DUX transformó su gestión contractual y redujo el tiempo de firma de contratos en más del 70%

Gestión contractual rastreable, medible y eficiente.

73% de reducción en el tiempo de procesamiento y firma de contratos (de 30 a 11 días);

77% de reducción en el SLA de respuestas del departamento legal (de 3 a 1 día);

50% de reducción del equipo dedicado a la gestión contractual, liberando recursos para actividades más estratégicas (de 2 a 1 persona).

Sobre DUX Company

DUX Company es una empresa de salud y nutrición humana avanzada, con un portafolio diversificado de productos y diversos canales de venta. Su rápido crecimiento, duplicando su tamaño cada año, generó una creciente demanda de herramientas y procesos más eficientes, especialmente en el sector legal.

El equipo legal de DUX, aunque pequeño, es altamente estratégico y opera en tres frentes principales: consultoría, contratos y litigios. Dado el creciente volumen de demandas, la necesidad de una solución eficiente como netLex se hizo aún más evidente. La plataforma permitió al equipo legal gestionar la complejidad y el gran volumen de contratos de manera ágil y organizada, sin perjudicar el crecimiento de la empresa.

"Después de implementar netLex, tuvimos una mejora del 67% en la efectividad de nuestro trabajo. Esto nos permitió enfocarnos en lo que realmente impacta el éxito del negocio. La automatización no reemplazó nuestro trabajo, sino que nos permitió realizarlo de manera más estratégica y optimizada."
João Pedro Guimarães, abogado pleno en DUX

Los desafíos

Antes de la implementación de netLex, el equipo legal de DUX manejaba un promedio de 50 contratos al mes, provenientes de clientes, proveedores y otras áreas de la empresa. Ante el volumen de contratos y la ausencia de un flujo estandarizado y automatizado, el equipo enfrentaba dificultades para clasificar qué demandas eran urgentes, qué áreas generaban más solicitudes y qué temas eran más recurrentes. Esto impactaba la eficiencia en el análisis de los documentos e imposibilitaba la medición del trabajo del equipo.

Además, el equipo legal utilizaba diversas herramientas para gestionar estos contratos, como Asana para organizar las demandas, Google Drive como repositorio y Zendesk para consultas e interfaz con los otros equipos, además de realizar el intercambio de los borradores (y sus diversas versiones) por los diversos canales corporativos, como correos electrónicos y chats. Este uso de múltiples plataformas hacía que el proceso fuera operativamente ineficiente y dificultaba el cumplimiento de las snormas internas.

Ante esto, muchas veces no era posible determinar qué versión del documento estaba realmente actualizada, lo que generaba confusión y retrabajo. “Por ejemplo, al compartir un enlace de Google Drive con un proveedor, era común que él enviara la versión anterior en Word por correo electrónico, creando incertidumbre sobre cuál versión era la correcta y aumentando el riesgo de errores en el proceso.” Caio Pereira, Gerente Legal & Cumplimiento en DUX.

Principales problemas identificados:Falta de control y visibilidad sobre los contratos: dificultad para clasificar, almacenar y gestionar documentos, resultando en lentitud en el análisis de estado, vigencia e información clave.
Dificultad en la medición de SLAs y priorización de demandas: dificultad para monitorear los plazos de respuesta y ejecución de las demandas legales.
Uso de múltiples herramientas desconectadas: duplicación de información e incertidumbre sobre la versión correcta, aumentando el riesgo de errores, violaciones de cumplimiento e impactando la productividad.
Falta de rastreabilidad de datos: la gestión manual consume tiempo y limita la visibilidad para decisiones ágiles. El equipo legal buscaba automatizar este proceso para obtener insights más rápidos y precisos, optimizando la gestión de contratos y demandas.

Estos desafíos resultaban en una operación legal menos estratégica, sobrecargando al equipo con tareas operativas repetitivas y dificultando la capacidad de toma de decisiones basada en datos. Además, la falta de una gestión centralizada impactaba directamente la previsibilidad de los procesos y la seguridad jurídica de la empresa, aumentando el riesgo de incumplimiento.

"Aunque siempre estuvimos muy comprometidos con nuestro SLA, como las demandas llegaban de forma muy espaciada y en diversos canales, esto comprometía la organización, dificultaba la priorización de lo que era urgente e impactaba la calidad de nuestro servicio."
João Pedro Guimarães, abogado pleno en DUX

La solución implementada

Para enfrentar estos desafíos, DUX estructuró y automatizó tres flujos principales:

Gestión de documentos estandarizados: El nuevo flujo fue diseñado para contratos y documentos recurrentes que no exigen personalización, como acuerdos de confidencialidad y adendas simples. Con la estandarización dentro de netLex, las áreas fuera del departamento legal comenzaron a generar documentos directamente en la plataforma, utilizando plantillas aprobadas previamente por el equipo legal. Esto eliminó la necesidad de múltiples herramientas, redujo el retrabajo del departamento legal, dio más autonomía a las demás áreas y garantizó que todas las versiones estén centralizadas y actualizadas en un solo lugar.
Gestión de contratos no estandarizados: Este proceso fue elaborado para lidiar con contratos más complejos, que exigen análisis legal individual, que involucran negociaciones específicas y riesgos variables. Con la nueva estructura en netLex, todo el flujo fue centralizado en la plataforma. Esto permitió que el equipo legal participe activamente en las negociaciones de contratos enviados por los proveedores, registrando directamente en el sistema apuntes sobre la asignación de riesgos y garantizando que todas las partes trabajen en la versión más actualizada del documento. Esta implementación trajo más previsibilidad y eficiencia al proceso, reduciendo errores, aumentando la rastreabilidad y asegurando el cumplimiento legal sin comprometer la agilidad.
Consulta al equipo legal: El flujo fue creado para centralizar y registrar las consultas de otras áreas, antes realizadas por correo electrónico, WhatsApp o verbalmente. Con el nuevo proceso, las consultas pasaron a ser registradas de forma centralizada, garantizando rastreabilidad y control de las demandas. Esto permitió al equipo legal gestionar las solicitudes de manera más eficiente, establecer SLAs para respuesta, medir el rendimiento y asegurar que todas las áreas reciban la respuesta de forma estructurada y ágil.

“Elegimos netLex porque, a diferencia de otras soluciones CLM en el mercado, la plataforma se adapta con flexibilidad a nuestras necesidades, permitiendo una personalización sin comprometer la estandarización que garantiza eficiencia y seguridad. No necesitábamos adaptarnos al sistema; netLex trajo la personalización necesaria dentro de un flujo organizado y escalable.”
João Pedro Guimarães, abogado pleno en DUX

Resultados e impactos

La implementación de netLex revolucionó la gestión contractual de DUX Company, trayendo ganancias significativas en eficiencia, seguridad y agilidad:

73% de reducción en el tiempo de procesamiento y firma de contratos: Procesos más ágiles y eficientes;
SLA del equipo legal reducido en un 77%: Atención más rápida y soporte eficaz para las áreas internas;
Mayor seguridad y cumplimiento: Centralización de las solicitudes legales, garantizando control sobre documentos y versiones actualizadas;
Optimización de recursos: Liberación de uno de los profesionales del equipo para actuar en iniciativas estratégicas, aumentando la capacidad analítica del departamento legal.

“Para alcanzar los resultados que hoy cosechamos, fue necesario un trabajo minucioso para personalizar la plataforma de acuerdo con nuestras necesidades, y esto se hizo más fácil con el apoyo del equipo de netLex, que nos ayudó de forma proactiva en la construcción de los flujos y plantillas."
Silas Martins, abogado sénior en DUX

Conclusión

Antes de la implementación de netLex, el equipo legal de DUX enfrentaba desafíos operativos que comprometían su eficiencia y estrategia. El alto volumen de contratos, la descentralización de las demandas y el uso de múltiples herramientas generaban retrabajo, falta de rastreabilidad y dificultades en la priorización. Esto resultaba en procesos lentos, riesgo de errores y un equipo sobrecargado con tareas operativas. Además, la ausencia de un sistema centralizado impedía el análisis de datos estructurados, dificultando la recopilación de insights estratégicos sobre la operación legal.

Con netLex, DUX Company transformó su gestión contractual, haciéndola rastreable, medible y eficiente. Ahora, el equipo legal estructuró y automatizó flujos de trabajo, lo que redujo en más del 70% el tiempo de procesamiento y firma de contratos, permitiendo que el equipo se enfoque en actividades estratégicas que realmente agregan valor al negocio. La centralización de la información también permitió la recopilación y análisis de datos esenciales, proporcionando visibilidad sobre el volumen de contratos, SLAs y patrones de demanda.

¿El resultado? Una operación legal más ágil, inteligente y alineada con el crecimiento acelerado de la empresa. Como destaca el propio equipo: “Traer un CLM como netLex a DUX fue sin duda uno de los logros más revolucionarios para nuestro departamento. Hoy, además de todo el aumento en productividad, el equipo tiene un control más certero de los contratos firmados por la empresa, lo que posibilita una mayor precisión en los informes recurrentes a las auditorías y garantiza una mayor seguridad en la gestión contractual en su conjunto.” Silas Martins, abogado sénior en DUX.