Como a Ocyan alcançou um NPS de 96 no novo fluxo contratual com o netLex

A Ocyan é uma empresa de soluções para o setor de óleo e gás, reconhecida pela inovação e eficiência na gestão de seus processos. Comprometida com a transparência, o desenvolvimento sustentável e a diversidade, a empresa se dedica a manter elevados padrões de governança e compliance, assegurando a eficácia e a segurança em todas as suas operações.

Diante do alto volume de minutas jurídicas com fornecedores, o time de suprimentos e jurídico da Ocyan buscava uma solução que os auxiliasse a otimizar a rastreabilidade e agilidade do fluxo de validação e negociação das minutas, que antes era feito por e-mail. Com o netLex, conseguiram centralizar e automatizar esse fluxo, garantindo mais eficiência e controle.

Antes da implementação do netLex, o time de suprimentos da Ocyan negociava cerca de 290 contratos com fornecedores, entre novas contratações e renovações. Com o alto volume de contratos para um time enxuto e a ausência de um fluxo centralizado e automatizado, a equipe enfrentava dificuldades para gerenciar o processo de negociação e assinatura de minutas de forma ágil e eficiente.

A ausência de visibilidade e rastreabilidade no fluxo de trabalho, que dependia de e-mails para a comunicação entre as partes envolvidas, dificultava o acompanhamento do status das etapas de negociação e aprovação.

Além disso, a gestão das minutas após a assinatura apresentava desafios. A falta de um controle adequado sobre as cláusulas essenciais, como as de vigência e reajuste, dificultava a garantia de que os contratos fossem acompanhados e cumpridos de maneira eficaz ao longo do tempo, o que aumentava os riscos jurídicos para a empresa. Também havia uma necessidade de garantir que o time de conformidade e proteção de dados fosse envolvido em 100% dos contratos que pudessem representar algum risco para a Ocyan, o que por e-mail era muito complexo de controlar.

Por fim, sem uma ferramenta unificada, não era possível metrificar as demandas da equipe, acompanhar SLAs ou definir KPIs claros para a operação. A ausência desses indicadores dificultava a análise da performance do time e a identificação de oportunidades de melhoria.

Esses desafios impactavam diretamente a agilidade das contratações e faziam com que a atuação das equipes envolvidas fosse mais burocrática e complexa.

Em busca de inovação e eficiência em seus processos internos, a Ocyan participou do programa Ocyan Waves, uma iniciativa voltada para fomentar a inovação e o desenvolvimento de soluções tecnológicas dentro da empresa. A Innoscience, consultoria especializada em inovação corporativa, facilitou todo o projeto e ajudou a Ocyan a encontrar soluções adequadas para suas necessidades. Nesse processo, a netLex foi definida como a melhor opção para atender às demandas da empresa e, para o projeto piloto, a equipe estruturou e automatizou dois fluxos principais:

1. Gestão de contratos padronizados de prestação de serviços: O novo fluxo foi projetado para minutas recorrentes que eram modelos utilizados pela empresa. Com a implementação do netLex, todo o processo foi centralizado e automatizado na plataforma. Agora, a equipe de suprimentos inicia a criação da minuta preenchendo um questionário no netLex. As respostas desse questionário geram a minuta padronizada, que é então enviada ao fornecedor para revisão. Todas as sugestões, alterações e ajustes são registradas diretamente na plataforma e encaminhadas para validação jurídica. O time jurídico, por sua vez, pode comparar versões e envolver as áreas necessárias de forma ágil e rastreável, inclusive com controle de versionamento e de todas as trocas entre as áreas. Com a aprovação do documento, a etapa de assinatura é iniciada de forma integrada - o que também trouxe ganho de eficiência por centralizar as ações em um único local. E as informações contratuais são extraídas automaticamente para alimentar o quadro de gestão e configurar alertas, garantindo mais previsibilidade e conformidade no processo.

2. Aditivo Vinculado ao Contrato Principal: O time Ocyan tinha uma necessidade de gestão de aditivos que foi viabilizada dentro do netLex a partir da estrutura de aditivos vinculados ao contrato principal. O time passou a gerir essas modificações de forma estruturada e centralizada, garantindo total visibilidade sobre os termos ajustados e sua relação com o contrato original. Essa implementação trouxe mais previsibilidade e eficiência ao processo, reduzindo erros, aumentando a rastreabilidade e assegurando conformidade jurídica sem comprometer a agilidade.

As principais dores da área de suprimentos da Ocyan, antes da implementação do netLex, estavam relacionadas a um processo de gestão de minutas manual e sem rastreabilidade. Isso resultava em atrasos, aumentava o risco de erros, dificultava a comunicação e prejudicava no acompanhamento da interação com parceiros e fornecedores.

Com apenas 3 meses de projeto piloto, a equipe de suprimentos já conquistou excelentes resultados como mais visibilidade e controle. O processo foi centralizado e automatizado, eliminando a dependência de e-mails e aumentando a transparência. Agora, a equipe acompanha contratos em tempo real, garante conformidade jurídica e avalia a performance com métricas precisas, tornando a gestão mais estratégica, eficiente e baseada em dados.