Durante muito tempo, a gestão de contratos foi tratada como uma atividade meramente operacional. Mas, na prática, a baixa maturidade contratual gera riscos, ineficiências e perdas financeiras que limitam o desempenho do negócio como um todo.
Quando contratos estão espalhados, processos não são claros e decisões dependem de controles manuais, a operação se torna mais lenta, mais vulnerável a falhas e menos previsível. É nesse contexto que a maturidade contratual deixa de ser um tema apenas jurídico e passa a impactar áreas como compras, vendas, financeiro e suprimentos.
A partir dos pilares de Segurança, Eficiência e Impacto, listamos os principais sinais de alerta que indicam que a maturidade contratual da empresa ainda está baixa, por que isso custa caro ao negócio e algumas dicas práticas de como evoluir a maturidade do seu negócio.
E se quiser aprofundar o diagnóstico, o quiz de maturidade contratual ajuda a entender, de forma rápida e prática, em que estágio sua operação se encontra hoje.
1. Contratos espalhados em e-mails, pastas e planilhas
A falta de centralização dos contratos é um dos sinais de baixa segurança contratual. Não existe uma fonte única da verdade, controle de versões ou clareza sobre qual documento é válido. Isso fragiliza auditorias, renegociações e a própria confiança nos contratos.
Essa falha de segurança rapidamente afeta a eficiência, porque o time perde horas buscando documentos, confirmando versões e reconstruindo informações. Com o tempo, também limita o impacto, já que decisões estratégicas passam a ser tomadas com base em dados incompletos ou desatualizados.
A boa notícia é que a adoção de um software de gestão de contratos (CLM) não é a única solução capaz de superar esses desafios. É possível evoluir a maturidade contratual por meio de boas práticas como:
- Definição de um repositório único oficial;
- Estabelecimento de regras de versionamento e controle de acesso;
- Criação de uma taxonomia mínima de contratos.
O principal benefício de um CLM e de softwares de armazenamento é que esses elementos já fazem parte da solução de forma intrínseca. Isso reduz (ou elimina) o tempo, o esforço operacional e o risco envolvidos na implementação, acelerando a obtenção de resultados.
2. Histórico contratual fragmentado ou inexistente
A ausência de um histórico contratual consolidado, com aditivos, versões e alterações é outro sinal claro de fragilidade na maturidade da segurança jurídica. Sem esse encadeamento, perde-se o contexto das decisões tomadas ao longo do tempo e das exceções acordadas entre as partes.
Essa fragmentação dificulta auditorias, defesas e análises de risco. Também compromete o impacto estratégico, já que decisões importantes passam a ser tomadas com base em informações incompletas ou imprecisas, aumentando a exposição do negócio.
Esse cenário pode ser revertido com boas práticas como:
- Centralização de contratos, aditivos e versões em um único repositório;
- Vinculação automática de documentos relacionados;
- Padronização de nomenclaturas e critérios de versionamento.
E o CLM cumpre um papel central ao garantir a rastreabilidade completa do ciclo de vida contratual. Ao manter todo o histórico conectado e auditável, a plataforma fortalece a segurança jurídica e dá mais confiança para decisões estratégicas.
3.Falta de clareza sobre o fluxo e os responsáveis
Já a ausência de clareza sobre o fluxo contratual e sobre quem é responsável por cada etapa, é um dos sinais de baixa eficiência contratual. O andamento do contrato deixa de seguir regras claras e passa a depender de pessoas específicas, cobranças manuais e interpretações individuais sobre prioridades.
Essa ineficiência impacta diretamente a segurança, já que não existe rastreabilidade clara das decisões nem responsabilização por atrasos ou falhas. Com o tempo, também compromete o impacto, pois o jurídico passa a ser percebido como lento ou desorganizado, mesmo quando o gargalo está na ausência de processos bem definidos.
Para evoluir a maturidade contratual, boas práticas que podem ajudar são:
- Definição e documentação do fluxo contratual ponta a ponta;
- Clareza de papéis e responsabilidades por etapa;
- Estabelecimento de SLAs internos, públicos e realista
Nesse contexto, o CLM apoia operações jurídicas ao tornar esses fluxos visíveis e rastreáveis por padrão. A automação reduz a dependência de follow-ups manuais, diminui a exposição a falhas humanas e cria um processo mais previsível, acelerando e escalando, como consequência, os ganhos de eficiência.
4. Elaboração manual de contratos do zero
A elaboração manual de contratos, partindo do zero a cada nova solicitação, é outro sinal claro de baixa eficiência na gestão contratual. Em vez de operar com padrões consolidados, cláusulas validadas e modelos reutilizáveis, o jurídico precisa redigir documentos repetidamente, aumentando o tempo de resposta, ficando mais vulneráveis a erros e aumentando o esforço operacional.
Essa prática impacta diretamente a segurança, já que amplia o risco de inconsistências, omissões e uso de cláusulas desatualizadas ou não aprovadas. Também compromete o impacto do jurídico no negócio, pois o tempo gasto em tarefas repetitivas reduz a capacidade de atuação estratégica e reforça a percepção de lentidão, mesmo quando o volume de demandas é previsível.
Esse cenário pode ser revertido com:
- Padronização de templates contratuais por tipo de operação;
- Biblioteca de cláusulas previamente validadas pelo jurídico;
- Regras claras para personalização e exceções contratuais.
Já o CLM, neste caso, apoia as operações ao estruturar modelos inteligentes e reutilizáveis, com versionamento, governança e trilhas de aprovação embutidas. A automação reduz retrabalho, minimiza riscos jurídicos e permite escalar a operação sem depender da criação manual de contratos, acelerando, como consequência, os ganhos de eficiência e consistência.
5. Falhas no controle de prazos críticos
O controle de vencimentos, renovações automáticas e marcos contratuais por meio de planilhas, agendas ou lembretes manuais é um sinal evidente de baixa maturidade na gestão contratual como um todo. Nesse cenário, a operação depende da memória das pessoas e de controles paralelos, o que torna o processo frágil e altamente suscetível a falhas, impactando diretamente a segurança.
Essa prática representa também um risco direto ao negócio, já que a perda de prazos pode resultar em renovações indesejadas, multas por descumprimento contratual e perda de janelas estratégicas de renegociação. Além disso, a ausência de alertas confiáveis compromete a previsibilidade e reduz a capacidade do jurídico de atuar de forma preventiva.
Por fim, também compromete a eficiência da operação, ao exigir controles manuais constantes, follow-ups recorrentes e retrabalho para corrigir falhas que poderiam ser evitadas. O tempo do jurídico passa a ser consumido pela gestão de urgências, em vez de pela antecipação de riscos e apoio a decisões estratégicas, o que limita a escala da operação e reforça um modelo reativo de atuação.
Esse cenário pode ser revertido com:
- Mapeamento dos principais marcos e prazos contratuais;
- Definição de responsáveis por cada tipo de alerta;
- Antecedência mínima para notificações e tomadas de decisão.
A adoção de um CLM, no entanto, eleva esse nível de maturidade ao automatizar o controle de prazos críticos, com alertas inteligentes e rastreáveis por padrão. Com isso, o risco operacional é reduzido, a dependência de controles manuais é eliminada e o jurídico passa a atuar de forma mais estratégica, protegendo o negócio e ampliando seu impacto.
6. Jurídico desconectado das outras áreas
Aqui, o problema central não é técnico, é estratégico. O jurídico atua isolado e entra tarde nas decisões, dependendo de trocas manuais com áreas como compras, financeiro e suprimentos. A ausência de integração transforma o fluxo contratual em uma sequência de repasses informais, e-mails e planilhas paralelas.
Esse modelo reduz o impacto do jurídico no negócio, já que gera processos lentos, baixa autonomia das áreas e reforça a percepção de que o jurídico é um gargalo e não um parceiro estratégico. Ao mesmo tempo, aumenta o risco de ruídos de comunicação, retrabalho e decisões desalinhadas.
Esse cenário pode ser revertido com:
- Integração do jurídico aos fluxos operacionais das áreas demandantes;
- Definição clara de pontos de entrada e saída do jurídico no processo;
- Padronização de informações mínimas para abertura de demandas contratuais.
O CLM acelera esse processo ao centralizar áreas, processos e informações em um único fluxo operacional. A automação e a visibilidade compartilhada ampliam a autonomia das áreas, reduzem gargalos e reposicionam o jurídico como um agente ativo de impacto para o negócio e não apenas como um ponto de aprovação.
7. Falta de dados para tomada de decisão
A ausência de dados estruturados sobre contratos, como tempo de ciclo, tipos de exceção, gargalos recorrentes e riscos mais frequentes é outro problema de operações com baixa maturidade contratual. Sem métricas confiáveis, o jurídico opera no modo reativo, guiado por percepções e não por evidências.
Essa limitação compromete tanto a eficiência quanto o impacto estratégico, pois impede a priorização correta de demandas, a melhoria contínua dos processos e a demonstração de valor do jurídico para o negócio. Quando não há dados, o jurídico é avaliado apenas pelo custo, e não pelos resultados que gera.
Esse cenário pode ser revertido com:
- Definição de KPIs contratuais alinhados aos objetivos do negócio;
- Monitoramento contínuo do ciclo de vida dos contratos;
- Uso de dados para identificar gargalos e oportunidades de otimização.
Nesse contexto, o CLM cumpre um papel central ao transformar contratos em uma fonte estruturada de dados. Com dashboards, relatórios e indicadores em tempo real, a plataforma permite decisões mais inteligentes, previsíveis e alinhadas à estratégia da empresa.
Evoluir a maturidade contratual é transformar falhas operacionais em vantagem estratégica
A baixa maturidade contratual raramente aparece em um único ponto isolado. Ela se manifesta na soma de falhas operacionais, riscos silenciosos e limitações estratégicas que, ao longo do tempo, reduzem a capacidade do jurídico de proteger o negócio e gerar impacto real.
Evoluir esse cenário não exige, necessariamente, uma transformação radical de imediato. Começa com a identificação dos sinais certos, a adoção de boas práticas e a construção de processos mais claros, rastreáveis e orientados por dados. À medida que a maturidade aumenta, o jurídico deixa de atuar apenas de forma reativa e passa a ocupar um papel mais estratégico, conectado às decisões do negócio.
Nesse contexto, soluções de CLM funcionam como um catalisador dessa evolução, ao estruturar fluxos, centralizar informações e transformar contratos em ativos estratégicos e não apenas documentos operacionais.
Se sua empresa se reconheceu em um ou mais dos sinais listados ao longo deste artigo, esse já é um excelente ponto de partida. O próximo passo é transformar esse diagnóstico em ação: colocar em prática as boas práticas recomendadas, testar soluções e evoluir, de forma estruturada, para um modelo de gestão contratual mais seguro, eficiente e estratégico.
